Gut gepflegte und richtige Daten sind nicht nur die Grundlage für ein erfolgreiches Marketing.
MAXCRM bietet hier eine Reihe weitgehend automatisierter Funktionen - mit denen Sie auch problemlos große Datenmengen im Griff haben!
Themenübersicht
Dublettenprüfung, Anredeprüfung, Postalassistent, Nummernformatierung, Stammdatenschutzund Autom. Abgleich mit österr. Robinsonliste, UID Nummern Validierung
Hinweis für UmsteigerMit diesen Funktionen können auch Ihre bestehenden Adressdaten (Fremdprodukt, Tabellenkalkulation) verbessert werden!
Doppelte Adressen - leicht gemacht
Je mehr Adressen, desto schwieriger ist es doppelte Einträge zu vermeiden.
Glücklicherweise übernimmt MAXCRM diese Augabe für Sie. Ganz automatisch.
Neue Adressen erfassen!
Ist diese Adresse bereits vorhanden?
Beim speichern wird in Echtzeit geprüft ob bereits mögliche Dubletten voranden sind.
TippDie Funktion kann für die aktuelle Adressen auch über die rechte Maustaste aufgerufen werden!
Der Anwender entscheidet
Es wurden potentielle Dubletten gefunden!
In dieser Maske kann der Anwender mit Doppelklick zu den ähnlichen Adressen verzweigen und sicher entscheiden ob es tatsächlich ein doppelter Eintrag ist.
HinweisDoppelte Datensätze können in der Maske auch gleich gelöscht werden. ZB. per Tastatur mit: Strg+ -
Selber ausprobieren
Einfach über {Menü: Datei} die Adressenmaske öffnen und einen neuen Datensatz anlegen.
Beim speichern werden mögliche Dubletten autom. angezeigt.
HinweisÜber die Systemverwaltung kann man die gesamte Datenbank auf doppelte Einträge prüfen lassen! {Menü: Extras - Einstellungen System - Register: Wartung} Dann stehen auch die zusätzlichen Optionen wie phonetische Prüfung (=Klang des Namens) und eine variable Gewichtung zur Verfügung.
Automatische Anredeprüfung!
Herr oder Frau? Eine falsche oder fehlende Anrede ist im professionellen Marketing ein Fauxpas der nicht passieren darf - und mit MAXCRM auch nicht mehr passieren sollte!
So bitte nicht!
Herr Sabine Müller. Je mehr Adressen, desto eher kommt es vor und eine Anrede wird vergessen oder wird einfach falsch eingetragen. Und so wie in der Grafik links, könnte es dann am Brief aussehen ... den Sie hoffentlich so nicht veschicken.
Kein falsch, kein vergessen!
Über eine interne Datenbank mit über 5000 Vornamen wird die Eingabe automatisch im Hintergrund überprüft.
Wurde eine Anrede falsch ausgewählt, weist MAXCRM darauf hin und bietet eine Korrektur an.
Wurde keine Anrede eingetragen, trägt MAXCRM für Sie automatisch die richtige Anrede ein.
Selber ausprobieren
Ändern Sie bei einem bestehnden Datensatz die Anrede, oder legen Sie einen neuen Kontakt
ohne (oder mit falscher) Anrede an.
HinweisÜber die Systemverwaltung kann man alle Kontaktpersonen auf eine
korrekte Anrede prüfen lassen! {Menü: Extras - Einstellungen System - Register: Wartung}
Postal Überprüfung!
Mit dem Postalassistenten kann die Anschrift einer Adresse (Postleitzahl, Ort und Vorwahl) überprüft und korrigiert werden.
Er ist damit ein wichtiges Glied zur Sicherstellung der Datenqualität und die Grundlage für eine treffsichere Dublettenprüfung.!
Adresse überprüfen und automatisch ergänzen
Wenn man den Postalassistenten aufruft (Tastatur: Strg+F8 oder über das Menü der rechten Maustaste) wir die aktuelle
Adresse überprüft und bei eindeutigen Angaben der fehlende Wert automatisch ergänzt.
Mit Farbcodes sofort ein klares Bild
Sind die Angaben nicht eindeutig oder fehlerhaft wird der Postalassistent geöffnet.
Über Farbcodes ist auf einen Blick die Situation erkennbar. Unbekannte Werte werden mit rot hervorgehoben
und orange steht für Angaben die bekannt sind, aber in der Kombination nicht möglich sind.
In dem Beispiel sollte also die Postleitzahl korrigiert oder mit Klick auf das X gelöscht werden.
Eine richtige Anschrift!
Nachdem die Postleitzahl geändert wurd sind die Daten schlüssig.
Blau steht für einen eindeutigen Wert und grün zeigt der Wert stimmt und es gibt mehrere Auswahloptionen.
Mit einen Klick auf [Übernehmen] werden die Daten in die aktuelle Adresse übernommen.
Selber ausprobieren
Am besten in der Adressenmaske die Funktion {Postaldaten prüfen} über das Menü der rechten Maustaste aufrufen.
HinweisÜber die Systemverwaltung können alle Adresen überprüft werden.
{Menü: Extras - Einstellungen System - Register: Wartung}
Einheitliche Telefonnummern
Kein Feld generiert mehr Vielfalt als Telefonnummern.
Eine Kreativität die in der Stammdatenpflege mehr als unerwünscht ist und auch gut gepflegte Daten
schlampig und nicht vertrauenswürdig macht
Nur ein kleiner Auszug
Eine Nummer und nahezu unendlich viele Möglichkeiten ... unerwünschte Vielfalt bei Telefonnummern.
In Reih und Glied
Egal wie der Anwender eine Telefon-, Handy oder Faxnummer eingibt - MAXCRM
formatiert die Eingabe automatisch in einem einheitlichen vorgegebenen Standardformat.
Vielfältige Möglichkeiten
In der Systemverwaltung {Menü: Extras | Einstellungen System} kann das gewünschte Telefonnummernformat definiert werden.
Natürlich kann das Format auch nachträglich jederzeit geändert werden - mit optionaler Aktualiserung der bereits vorhandenen Nummern!
Selber ausprobieren
Die Adressenmaske öffnen und eine Telefonnummer eingeben / ändern. Bei Verlassen des Feldes wird die Nummer formatiert ...
HinweisIn der Systemverwaltung {Menü: Extras | Einstellungen System - Register: Wartung}
befindet sich die Schaltfläche {Telefonnummern formatieren}. Mit der können alle bereits gespeicherten Telefonnummern
neu formatiert werden. Ideal wenn Daten aus anderen Systemen oder Excel übernommen wurden!