Dokumente richtig speichern. Mit der 'strukturierten Dokumentenablage' bietet MAXCRM ein effektives System
zur automatisierten Ablage von beliebigen Dokumenten.
Damit sind die Dokumente immer dort wo Sie auch hingehören und wo sie auch wieder leicht abgerufen werden können.
Der elektronische Kundenakt - Dokumentenmanagement
Diese grundlegende Funktionalität wird bei einer Reihe anderer Funktionen wie z. B. für den
Schriftverkehr oder beim Speichern von Berichten, Listen, Angeboten, Rechnungen als PDF Dokument genutzt.
Es lohnt sich daher hier etwas Zeit zu investieren.
Ein Kundenverzeichnis eintragen
Für jede Adresse kann ein individuelles Kundenverzeichnis eingetragen werden.
Auf den Ordner kann über die 'Verzeichnis öffnen' Schaltfäche (hier ganz rechts und in
der Adressenmaske auch ganz oben) komfortabel zugegriffen werden.
HinweisNicht vorhandene Verzeichnisse werden nach Rückfrage automatisch angelegt.
Flexible Pfade mit Variablen
Flexibel wird das System durch die Verwendung von Variablen die immer zwischen { } Klammern geschrieben werden.
Durch ein zusätzliches $ Zeichen bleibt die Variable erhalten und wird erst bei Verwendung dynamisch mit
dem jeweils aktuellen Feldwert ersetzt.
HinweisHäufig verwendete Variable sind {Kurzname}, {PLZ}, {Land} oder {Kundennummer}.
Es können aber alle Felder genutzt werden!
Für Variable gibt es noch eine Reihe weitere Möglichkeiten die in der Hilfefunktion erläutert werden.
Kundenorientiert und/oder dokumentorientiert!
Nicht jedes Dokument muss in den Kundenordner. Beispielsweise müssen Verträge in ein
spezielles Verzeichnis gespeichert werden.
Das Dokument soll aber doch autom. ausgefüllt und bei der Adresse hinterlegt werden.
Die einfache Lösung: Speicherpfade können ergänzend oder alternativ bei Dokumenten in
den Eigenschaften definiert werden.
Vorbereitungen zum ausprobieren
Bei den Adressen sollten Speicherpfade hinterlegt sein.
In den Systemeinstellungen {Menü: Extras} passende Verzeichnisse eintragen und einen Standardpfad auswählen.
