Dokumente richtig speichern. Mit der 'strukturierten Dokumentenablage' bietet MAXCRM ein effektives System zur automatisierten Ablage von beliebigen Dokumenten. Damit sind die Dokumente immer dort wo Sie auch hingehören und wo sie auch wieder leicht abgerufen werden können.

Strukturierte Dokumentenablage

Klingt erst mal komplizierter als es ist. Im wesentlichen geht es um ein Feld das bei jeder Adresse den Pfad zum "Kundenordner" enthält. Der Pfad kann auch diverse Variable enthalten und ist dadurch extrem flexibel und universell für alle Adressen anwendbar.

Auf diesen Kundenordner greifen eine ganze Reihe von Funktionen zurück und legen dort (oder in weiteren Unterverzeichnissen) automatisch Office Dokumente, PDF Dateien oder andere Dokumente ab.

Dabei werden die Dokumente ganz normal mit verständlichen Namen gespeichert, sind weder verschlüsselt und man kann ganz normal mit dem Dateiexplorer darauf zugreifen.

Eine Funktion die Ordnung schafft, und Übersicht bringt.

Kundenordner festlegen

Bei jeder Adresse sollte ein Verzeichnis eingetragen sein. Das ist alles!

TipAm besten in den Feldvorgaben {Optionen | Feldvorgaben} gleich einen Standardpfad für neue Adressen festlegen!

Verzeichnis öffnen/anlegen

Über die Verzeichnis Funktion hat man direkten Zugriff auf den Kundenordner, der auch automatisch angelegt wird.

Eine kleine Funktion in der Start Funktionsleiste, die übrigens deutlich mehr kann als man auf den ersten Blick vermuten würde. Nicht nur Verzeichnis erstellen und öffnen - das Symbol informiert auch über den Verzeichnis Status (siehe im Tooltip der Funktion).

Genau hinsehen lohnt sich!