MAXCRM bietet eine umfassende Unterstützung zu Microsoft Word/Excel und auch zu OpenOffice Writer/Calc.
Mit diesen Funktionen können viele Arbeiten im Sekretariat oder generell im Schriftverkehr automatisiert werden.
HinweisDie Abläufe sind bei Textverarbeitung und Tabellenkalkulation gleich!
Variant 1 - für den schnellen Schriftverkehr
Schnell mal ein Fax oder einen Brief. Kein wichtiges Dokument das gespeichert werden muss.
Bei dieser Funktion geht es einfach nur um da ausfüllen eines Schriftstückes.
1. Zur gewünschten Adresse wechseln ...
Über {Menü: Datei} die Adressenmaske öffnen und zur gewünschten Adresse wechseln.
HinweisMAXCRM bietet viele Möglichkeiten in den Daten zu navigieren!
2. MAXCRM Daten an Word (od. Writer) übergeben
Bei mehreren Kontaktpersonen, in die Zeile der gewünschten Person klicken und anschl. auf die [W] Schaltfläche klicken. MAXCRM wechselt zur Textverarbeitung und füllt das vorderste Dokument mit den Daten der aktuellen Adresse aus.
HinweisWenn die Textverarbeitung nicht läuft, wird sie automatisch gestartet.
3. Das fertig ausgefüllte Schriftstück!
Richtig ausgefüllter Schriftkopf (entspricht auch der aktualisierten Postvorgaben!),
mit Kontakperson und individueller Briefanrede!
Vorabeiten zum Ausprobieren
- Starten Sie Ihre Textverarbeitung
- Laden Sie mit der Textverarbeitung aus dem MAXCRM Installationsverzeichnis
(C:\Programme\MAXCRM-xx\Vorlagen) das Dokument Brief.dot
Für den produktiven Einsatz sollte man die eigenen Vorlagen anpassen, oder die
mitgelieferten Vorlagen in das Vorlagenverzeichnis kopieren.
Weitere Informationen dazu in der MAXCRM Hilfefunktion.
Variant 2 - Schriftverkehr, den man auch beim Kunden hinterlegen will
Ausfüllen ist der erste Schritt, richtig beim Kunden abspeichern der Zweite.
1. Zur gewünschten Adresse wechseln ...
Über {Menü: Datei} die Adressenmaske öffnen und über die Auswahlbox oder die
Firmensuche (kleines Fernglas in der Symbolleiste) zur gewünschten Adresse wechseln
2. Funktion aufrufen
In die Zeile der Zielperson klicken und dann im Menü der rechten Maustaste die Funktion {Office Dokument} anwählen.
HinweisDie Funktion ist auch in der Symbolleiste und im {Menü: Dokument} zu finden!
3. Den Namen für das Dokument eingeben
Tragen Sie nun in der Maske im Feld Titel einen Namen für das Dokument ein und klicken
anschl. auf die Schalftfläche {Vorlage auswählen}
HinweisDer angebotene Dateiname wird automatisch aus dem Titel generiert.
Und der Speicherpfad wird aus den Stammdaten der Adresse vorgegeben.
Siehe dazu auch unter Strukturierte Dokumentenablage.
4. Vorlage auswhählen
In der Vorlagenauswahl (hier Office2000) wählen Sie eine der für MAXCRM angepassten Vorlagen aus.
TippMan kann auch in den Word Optionen das MAXCRM Vorlagenverzeichnis
als Speicherort für Vorlagen eintragen
5. Das fertig ausgefüllte Dokument
MAXCRM hat das Dokument ausgefüllt, automatisch im Kundenordner gespeichert und bei der Adresse hinterlegt.
6. Das Dokument über die Adressmaske wieder öffnen
Das neu erstellte Dokument wurde auch bei der Adresse als Aktivität eingetragen.
Mit Doppelklick in der 'Dok' Spalte (ganz rechts) kann die Datei
ohne suchen direkt geöffnet werden - oder wie gewohnt über den Dateiexplorer.
HinweisIn diese Spalte kann man per drag & drop (oder über das
Menü {Dokument}) auch andere Dateien eingefügen.
Vorbereitungen zum Ausprobieren
Vorlagendateien für Word
Methode 1: Wenigstens eine der mitgelieferten MAXCRM Vorlagen aus
(C:\Programme\MAXCRM-xx\Vorlagen) in ein Word Vorlagenverzeichnis kopieren.
Methode 2: In Word das MAXCRM Vorlagenverzeichnis als Verzeichnis der Benutzervorlagen
eintragen. Tipp: bietet auch der Startassistent an!
Wie Sie eigene Vorlagen anpassen können ist in der MAXCRM Hilfefunktion beschrieben.
Kundenverzeichnis vorgeben
Für den produktiven Einsatz sollte man natürlich die eigenen Vorlagen anpassen!
Weitere Informationen dazu in der MAXCRM Hilfefunktion.
